Chociaż praca zdalna straciła nieco na popularności w ostatnich miesiącach, utrwaliła się jako powszechna opcja dla wielu firm, które oferują elastyczność i równowagę między życiem osobistym a zawodowym.
Jednak, jak zauważyła w publikacji na LinkedIn Sandra Díaz González, headhunterka i konsultantka ds. zasobów ludzkich, firmy często uzależniają tę elastyczność od wymogu, aby praca zdalna była zawsze wykonywana z tego samego miejsca. Nie jest to kaprys, ograniczenia te wynikają z różnych przyczyn prawnych, organizacyjnych i bezpieczeństwa, których firmy są zobowiązane przestrzegać.
Praca zdalna ciągła lub sporadyczna.
Przede wszystkim należy rozróżnić pracę zdalną wykonywaną w sposób ciągły i w pełnym wymiarze godzin od pracy wykonywanej sporadycznie, na przykład w okresie letnim lub w określonych momentach. Obie formy wymagają uprzedniego porozumienia między firmą a pracownikiem, ale warunki te mogą być bardziej restrykcyjne w zależności od przypadku.
W pierwszym przypadku, gdy telepraca jest wykonywana w pełnym wymiarze godzin, firmy są znacznie bardziej restrykcyjne, jeśli chodzi o miejsce pracy, ponieważ, jak wyjaśnimy później, należy wziąć pod uwagę czynniki związane z bezpieczeństwem, opodatkowaniem lub dostępnością. Zgodnie z informacjami opublikowanymi przez Autónomos y Emprendedores, niepoinformowanie o zmianie adresu, z którego pracuje się zdalnie, może prowadzić do uzasadnionego zwolnienia popartego przez Sąd Najwyższy w Madrycie.
W drugim przypadku, gdy praca zdalna jest wykonywana sporadycznie, wystarczy, że firma i pracownik ustalą szereg podstawowych środków bezpieczeństwa w zakresie komunikacji, biorąc pod uwagę sporadyczny charakter pracy zdalnej.
Praca zdalna bez ryzyka.
Ustawa 10/2021, znana również jako ustawa o pracy zdalnej, stanowi, że przedsiębiorstwa muszą ponosić odpowiedzialność za zapobieganie ryzyku zawodowemu, nawet jeśli praca jest wykonywana zdalnie. Oznacza to ocenę i zapewnienie, że miejsce, z którego wykonywana jest praca zdalna, spełnia warunki niezbędne do ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracownika w taki sam sposób, jak ma to miejsce w biurze.
Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do sprawdzenia, czy stanowisko pracy w domu lub innym stałym miejscu jest odpowiednio wyposażone, a otoczenie nie stwarza zagrożeń dla zdrowia ani wypadków przy pracy. Wymogi te wyjaśniają konieczność, aby miejsce pracy zdalnej było zawsze przewidywalne i znane przedsiębiorstwu, unikając zmiennych przestrzeni, które utrudniają stosowanie tych środków.
Bezpieczeństwo komunikacji i danych.
Innym fundamentalnym powodem, dla którego niektóre firmy uzależniają telepracę od wykonywania jej w stałym miejscu, jest ochrona wrażliwych informacji i bezpieczeństwo komunikacji cyfrowej. Połączenie z siecią WiFi w kawiarni, hotelu lub bibliotece nie zawsze gwarantuje bezpieczeństwo danych, które są przesyłane, ani serwerów, z którymi się łączy, jak przypomina przewodnik po cyberbezpieczeństwie w pracy zdalnej opublikowany przez INCIBE.
Przepisy dotyczące ochrony danych wymagają, aby firmy wdrożyły środki kontroli gwarantujące poufność, integralność i dostępność przetwarzanych danych, zwłaszcza w przypadku pracy poza siedzibą firmy. Aby zmniejszyć to ryzyko, firmy powinny zapewnić oprogramowanie zabezpieczające i ustanowić ograniczenia dla połączeń przychodzących z niezarejestrowanych lokalizacji.
Opodatkowanie cyfrowych nomadów.
Praca zdalna pozwala pracownikowi mieszkać w dowolnym miejscu na świecie. Jednakże firma musi spełniać określone kryteria podatkowe, gdy pracownik ten ma miejsce zamieszkania w innym kraju, co powoduje dodatkowe obowiązki podatkowe i potencjalne konflikty prawne.
Kwestia ta nie ma zastosowania, gdy pracownik pracuje zdalnie podczas jednorazowej podróży, ale ma zastosowanie, gdy odbywa się to przez większą część roku. W takim przypadku urząd skarbowy może uznać, że pracownik nie mieszka w kraju i zastosować inną politykę podatkową.
Jak wyjaśnia związek zawodowy USO, sytuacja ta spowodowałaby również, że firma naruszyłaby przepisy dotyczące pracy zdalnej transgranicznej w zakresie składek na ubezpieczenie społeczne. Z tych powodów wiele firm ogranicza możliwość pracy zdalnej pod warunkiem, że odbywa się ona na terytorium kraju, unikając w ten sposób sankcji finansowych i problemów administracyjnych.
Praca zdalna w pobliżu biura.
Model pracy hybrydowej jest najczęściej stosowany przez firmy, które oferują swoim pracownikom elastyczność pracy, umożliwiając im pracę zdalną przez jeden do czterech dni w tygodniu, ale zachowując pewien poziom obecności w biurze.
Ustalając, że telepraca zawsze odbywa się w pobliżu biura (w tym samym mieście lub gminie), firma zapewnia sobie zarządzanie logistyczne i organizacyjne personelu podczas planowania spotkań lub wydarzeń firmowych.
