Pracodawca musi to zrobić z poszanowaniem podstawowych praw pracowników
Prawo pracy ustanawia jasne ograniczenia dotyczące monitoringu wizyjnego w miejscu pracy. Statut Pracownika w artykule 20 reguluje, kiedy i w jaki sposób przedsiębiorstwa mogą instalować kamery skierowane bezpośrednio na swoich pracowników, ustanawiając równowagę między prawem do kontroli przedsiębiorstwa a podstawowymi prawami pracowników. Przedsiębiorstwa mogą instalować systemy monitoringu, pod warunkiem że poinformują o tym wcześniej pracowników i będą przestrzegać określonych ograniczeń prawnych. Artykuł 20.3 ustawy o pracownikach stanowi, że „pracodawca może podjąć środki, które uzna za najbardziej odpowiednie w zakresie monitoringu i kontroli, aby sprawdzić, czy pracownik wypełnia swoje obowiązki i zadania służbowe, zachowując przy ich podejmowaniu i stosowaniu należytą uwagę dla godności pracownika”.
Przepis ten zezwala na instalowanie kamer w miejscach pracy, ale zawsze z jasno określonymi ograniczeniami: przedsiębiorstwa nie mogą umieszczać urządzeń w łazienkach, szatniach lub pomieszczeniach socjalnych i ogólnie powinny unikać wszelkich nagrań, które naruszają prywatność lub godność pracownika. Obecne przepisy, zaktualizowane zgodnie z postanowieniami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych i ustawy organicznej o ochronie danych, wzmocniły te gwarancje dla pracowników. Sądy wielokrotnie interpretowały, że bezpośrednie i stałe monitorowanie pracownika może stanowić nieproporcjonalny nadzór, jeśli nie ma ku temu wyraźnego i uzasadnionego powodu.
Obecne ramy prawne mają na celu zrównoważenie uprawnień przedsiębiorstwa w zakresie kontroli z poszanowaniem podstawowych praw, takich jak prywatność, godność i ochrona danych osobowych. Aby instalacja kamer w miejscu pracy była uznana za legalną, musi spełniać kilka podstawowych wymagań. Po pierwsze, pracownicy muszą zostać wcześniej poinformowani o istnieniu systemów monitoringu wizyjnego. Informacje te są zazwyczaj przekazywane za pomocą widocznych plakatów w monitorowanych obszarach, pisemnych komunikatów lub za pośrednictwem komitetu pracowniczego. Obowiązek ten stał się bardziej rygorystyczny od momentu wejścia w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz ustawy organicznej o ochronie danych i gwarancji praw cyfrowych.
Ponadto kamery muszą być instalowane w uzasadnionym celu, takim jak bezpieczeństwo, kontrola wykonywania zadań lub ochrona mienia i osób. Nagrywanie musi być proporcjonalne i nieinwazyjne, unikając obszarów intymnych, takich jak łazienki lub szatnie. Co do zasady systemy nie powinny nagrywać dźwięku, z wyjątkiem wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadków. Kluczową kwestią jest to, że pracodawca musi zawsze szanować prawo do prywatności i godności zawodowej swoich pracowników.
Kiedy jest to nielegalne?
Monitoring wizyjny może być uznany za nielegalny lub wątpliwy w różnych przypadkach. Na przykład, gdy pracownicy nie zostali poinformowani o istnieniu kamer, co bezpośrednio narusza ich prawo do ochrony danych. Problematyczne jest również, gdy kamera stale, bezpośrednio i wyłącznie skupia się na jednym pracowniku, co może być interpretowane jako nadmierna i nieproporcjonalna inwigilacja. Innym przypadkiem niezgodności z prawem jest sytuacja, w której kamery są umieszczone w miejscach, w których nie ma wystarczającego uzasadnienia dla bezpośredniego monitorowania pracowników, na przykład na stanowiskach, na których nie ma szczególnego ryzyka ani obiektywnej potrzeby intensywnej kontroli. Równie wątpliwe jest wykorzystywanie nagrań do ukrytych lub dyscyplinarnych celów bez podstawy i proporcjonalności.
Sądy ustanowiły jasne orzecznictwo w tej sprawie. W 2024 r. Sąd Najwyższy potwierdził, że nagrania uzyskane bez uprzedniego poinformowania mogą być dopuszczalne tylko w bardzo wyjątkowych przypadkach, gdy istnieją uzasadnione podejrzenia co do niezgodnego z prawem zachowania i jako środek proporcjonalny do wagi podejrzewanych czynów. Pracownicy, którzy uważają, że są poddawani nieodpowiedniemu nadzorowi wizyjnemu, mają do dyspozycji kilka mechanizmów obrony swoich praw. Pierwszym zalecanym krokiem jest sprawdzenie, czy istnieją wcześniejsze informacje na temat kamer, poprzez sprawdzenie obecności plakatów informacyjnych lub dokumentacji pisemnej na ten temat. W razie wątpliwości mogą zwrócić się do firmy o informacje na temat celu nadzoru wizyjnego i dostępu do jej polityki prywatności.
Jeśli pracownik uważa, że kamera narusza jego prawo do prywatności, może złożyć skargę do inspektora ochrony danych w firmie, jeśli taki istnieje. Istnieje również możliwość zwrócenia się do Agencji Ochrony Danych, organu, który w ostatnich latach wzmocnił swoje działania w tej dziedzinie. W poważnych przypadkach pracownicy mogą zwrócić się do sądu, zwłaszcza jeśli nagrania są wykorzystywane do nakładania sankcji bez niezbędnych gwarancji prawnych. Związki zawodowe i przedstawiciele pracowników również odgrywają ważną rolę, ponieważ mogą kierować zbiorowe skargi dotyczące nadużyć w zakresie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy.
Przykłady praktyczne i orzecznictwo
Hiszpańskie orzecznictwo zawiera jasne przykłady praktycznego stosowania tych przepisów. Istotna sprawa miała miejsce w marcu 2024 r., kiedy to pracownik został nagrany podczas kradzieży produktów z firmy, a następnie zwolniony. Sąd Najwyższy potwierdził zasadność zwolnienia, ponieważ w widocznym miejscu umieszczono plakaty informujące o monitoringu wizyjnym, a nagranie uznano za środek proporcjonalny do okoliczności. Natomiast w innej sprawie z października 2024 r. ten sam sąd uchylił sankcję dyscyplinarną, ponieważ kamera, która zarejestrowała domniemane wykroczenie, nie była odpowiednio oznakowana, a firma nie poinformowała wcześniej pracowników o jej istnieniu. Orzeczenie to wzmocniło zasadę przejrzystości w stosowaniu systemów monitoringu wizyjnego w miejscu pracy.
Eksperci prawa pracy są zgodni, że obecna tendencja orzecznictwa zmierza do wzmocnienia ochrony pracowników przed nadużyciami lub nieproporcjonalnym wykorzystaniem kamer monitorujących. Jednocześnie uznaje się uzasadnione prawo przedsiębiorców do wdrażania rozsądnych środków kontroli zgodnych z obowiązującymi przepisami. Od momentu wejścia w życie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) miało znaczący wpływ na regulacje dotyczące monitoringu wizyjnego w miejscu pracy. Te europejskie przepisy, wraz z hiszpańską ustawą o ochronie danych, podniosły standardy ochrony prywatności pracowników przed kamerami w miejscu pracy.
RODO stanowi, że przetwarzanie danych osobowych za pomocą systemów monitoringu wizyjnego musi opierać się na uzasadnionym interesie i być proporcjonalne do zamierzonych celów. Ponadto wzmacnia ono obowiązki w zakresie uprzedniej informacji i przejrzystości, wymagając, aby pracownicy byli świadomi istnienia i celu kamer przed rozpoczęciem nagrywania. Innym istotnym aspektem jest to, że przepisy dotyczące ochrony danych osobowych ustanawiają jasne ograniczenia dotyczące przechowywania nagrań, które nie mogą być przechowywane dłużej niż jest to konieczne do osiągnięcia ich celu. Zapobiega to niepotrzebnemu gromadzeniu materiałów, które mogłyby naruszać prywatność pracowników w dłuższej perspektywie.
Hiszpańska Agencja Ochrony Danych opublikowała różne wytyczne i uchwały dotyczące monitoringu wizyjnego w miejscu pracy. W ostatniej aktualizacji kryteriów, dokonanej w styczniu 2025 r., AEPD potwierdziła, że korzystanie z kamer musi być zgodne z zasadami konieczności, proporcjonalności i minimalizacji danych. Według AEPD przedsiębiorstwa powinny przeprowadzić ocenę skutków przed zainstalowaniem systemów monitoringu wizyjnego, które mogą stanowić wysokie ryzyko dla praw pracowników. Ocena ta powinna wykazać, że nie istnieją mniej inwazyjne środki pozwalające osiągnąć cele przedsiębiorstwa.
Agencja podkreśliła również znaczenie odpowiedniego dokumentowania przez pracodawców swoich polityk w zakresie monitoringu wizyjnego oraz prowadzenia aktualnego rejestru czynności przetwarzania danych. Kary za nieprzestrzeganie tych przepisów mogą być znaczące, sięgając nawet 20 mln euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu w najpoważniejszych przypadkach.
